¡Muy buenas, DomoEquipo! En esta DomoAventura quiero responderos a una pregunta que me hacen a menudo (sobre todo otros técnicos 2.0 con los que colaboramos): ¿Qué programa o sistema utilizamos para centralizar la gestión de presupuestos, albaranes, inventario, solicitudes de material, facturas, servicios de asistencia técnica (sat)…? La respuesta es STEL Order 🙂
En este pequeño artículo vamos a hacer una pequeña «review» de las principales funciones que nosotros utilizamos con esta plataforma, además de mostraros algunas otras de sus posibilidades adicionales, ¿me acompañáis?
¿Qué es STEL ORDER?
Stel Order es un ERP (Enterprise Resource Planning) o traducido a nuestro idioma un sistema de planificación de recursos empresariales, desde el cual podremos gestionar todos los procesos administrativos y de gestión de nuestra empresa desde el ordenador, teléfono móvil (o cualquier otro dispositivo inteligente) y con el que también interactuaremos con nuestros clientes de forma muy sencilla 😎
Solo por destacar algunos de sus principales características, esta plataforma nos permitirá:
- Realiza partes de trabajo, albaranes, presupuestos y facturas.
- Organizar nuestra agenda de trabajo.
- Administrar nuestro catálogo de productos (inventario, stock, proveedores, precios de compra, precios de venta al público, descuentos…)
- Gestionar y administrar nuestra cartera de clientes.
- SAT con sistema de incidencias actualizado en tiempo real.
- Grabar audios y adjuntar fotografías como documentos adjuntos tanto en el SAT como en nuestra agenda.
Las posibilidades, como podéis observar son muchas, pero como cualquier herramienta, hay que aprender a utilizarlo desde cero. A continuación os vamos a enseñar las principales funciones que nosotros llevamos a cabo para que os sirvan de inspiración 😛
¿Cómo funciona Stel Order?
Empezar a trabajar con STEL ORDER es tan sencillo como acceder a su página web y registrarse (contamos con 30 días de prueba con todas las funciones del programa) o bien, podemos descarga e instalar la aplicación móvil, disponible tanto para sistemas Android como iOS.
Como es lógico, en primera estancia, tuvimos que hacer un pequeño proceso de importación y exportación de datos de las plataformas que utilizábamos anteriormente para nuestra gestión logística y administrativa a esta nueva, principalmente clientes y catálogo.
Tras ello, el segundo paso fue dar de alta a los distintos usuarios que estaremos interconectados dentro de la plataforma, cada uno de ellos con un perfil de usuario diferente: David, Antonio y mi hermano Adolfo (como equipo técnico), Carlos y Andrés (como departamento de administración) yo (como administrador de la plataforma) y por supuesto, todos nuestros compañeros con el perfil especial de Empresas Colaboradoras de Domo Electra.
Tras esta previa y primera configuración inicial que nos llevó muy poco tiempo, vamos a enseñaros cómo trabajamos las principales funciones que utilizamos día a día con esta plataforma de gestión.
Organiza tu agenda de trabajo fácilmente
Esta es una de las funciones que más utilizamos actualmente y que es muy parecida a la de Google Calendar (aunque con alguna mejora incorporada), disponemos de una agenda que podemos visualizar bien en días, semanas, meses, u orden de eventos. Por nuestra parte, estamos habituados a utilizarla dentro de una estructura semanal como podéis ver en la imagen.
Nuestro «modus operandi» es muy sencillo; normalmente Carlos y Andrés (que trabajan en la DomoOficina) se encargan de tomar nota de la mayoría de los partes de trabajo que recibimos vía telefónica (aunque alguno que otro también nos llega a través de las RR.SS o incluso WhatsApp).
Al abrir un nuevo evento en el sistema, nos permitirá asignar cliente (o bien darlo de alta) e incluir todas las anotaciones necesarias.
Especial mención recibe que de forma adicional podemos:
- Añadir imágenes, archivos adjuntos e incluso audios, que facilitarán mucho la labor previa al trabajo (podemos ver a qué nos enfrentamos y prepararnos) y también el post-trabajo (enseñando el resultado obtenido).
- También tenemos la posibilidad de crear otros calendarios, en mi caso particular, lo utilizo también para mi agenda personal (siempre hay alguna visita al dentista que puede olvidarse).
- De forma opcional, podemos «enviar un correo de notificación» a los agentes/usuarios implicados.
Una vez añadimos los partes de trabajo a la agenda, utilizamos un código de colores de asignación: azul para el equipo de trabajo que conforman David y Antonio y violeta para Chipi y para mi.
Una vez los trabajos están concluidos, facturados y cobrados, obtienen el color verde. ¡Fácil y divertido!
Todos los productos en la palma de tu mano
Una de las funciones que más me ha gustado, es que podemos tener actualizado todo nuestro catálogo de productos. 
Podríamos decir que esta función es uno de los pilares fundamentales de este sistema, ya que tener un adecuado catálogo debidamente actualizado (referencias, SKU, proveedores, stock…), nos va a permitir realizar albaranes, presupuestos y facturas de una forma ágil y rápida cualquier momento y desde cualquiera de los dispositivos vinculados. Personalmente, para mi es muy cómodo realizar presupuestos con el teléfono móvil.
Empresas Colaboradoras (Sistema de SAT)
Para trabajar de forma coordinada con nuestras Empresas Colaboradoras, utilizamos el Servicios de Asistencia Técnica (SAT), a través del mismo nos llegan todas las incidencias, consultas y partes de trabajo que reciben nuestros compañeros técnicos, de esta manera, podemos conocer en todo momento en qué estado se encuentran y si han sido o no solucionadas.
Logicamente, esta función la hemos independizado para cada uno de los técnicos: «no mezclar churras con merinas«, cada técnico visualiza los partes que le competen, mientras que nosotros como administradores, visualizamos todo.
Realizar albaranes, presupuestos y facturas.
¡Es súper fácil y cómodo! Con todos los elementos que os hemos enseñado hasta ahora, simplemente tenemos que buscar al cliente, adjuntar los productos ya incorporados en nuestro catálogo y enviarlo (¡podemos enviarlo directamente desde el programa!) y obtener hasta incluso un acuso de recibo (muy útil a la hora de enviar facturas). ¡Fácil y divertido!
Como no podía ser de otra manera, el programa nos permite la posibilidad de customizar y personalizar el formato de todas estas plantillas con nuestros logotipos y marcas de agua, si tenemos claro el formato no nos llevará ni cinco minutos (como podéis ver en la imagen de la izquierda).
Otras funciones de Stel Order
Debemos decir que llevamos trabajando con este sistema poco más de un mes y que, creemos que por el momento, solo estamos sacando un 20% del rendimiento que realmente podríamos utilizar. Nuestra previsión es aumentar su uso a lo largo del año 2021 en algunas de las funciones adicionales que os mostramos a continuación:
Sección de ventas
Con ventas nos referimos a aquellas que se realizan tanto en la tienda física de Domo Electra (donde habitualmente nos visitan los clientes del barrio solicitándonos luminarias, equipos de medida o herramientas) o incluso añadir distintos pedidos de material para instalaciones (sistema de coordinación entre equipo de trabajo y administración).
Widgets de valoración
Una función muy interesante, podemos incorporar un sistema de valoración o calificación para obtener «feedback» por parte de nuestros clientes, un fantástico sistema de evaluación interna que nos permita mejora como técnicos y por supuesto, como personas.
FACTURAS ELECTRÓNICAS
Para aquellos que trabajáis para administraciones públicas, podéis configurarlo sin problema para emitir vuestras facturas electrónicas dentro de las plataformas oficiales desarrolladas por el Estado.
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DomoAventura: Aprende a utilizar STEL ORDER
De momento, os invito a ver la el vídeo de esta semana, donde os enseño en tiempo real el funcionamiento de esta plataforma, ¿A qué estás esperando? ¡Dale al Play al vídeo! ¡NO DA CORRIENTE!
